Par Andréa Kazakov · Qualiopi, BPF et administratif
Obtenir la certification Qualiopi est une étape essentielle pour les organismes de formation souhaitant proposer des prestations financées par des fonds publics ou mutualisés. Depuis son entrée en vigueur, cette certification est devenue un véritable gage de qualité et une condition indispensable pour accéder à des dispositifs tels que le CPF, les OPCO ou France Travail.
Mais comment obtenir la certification Qualiopi ? Quelles sont les étapes à suivre ? Quels documents faut-il préparer ? Comment se déroule l’audit ?
Dans ce guide complet, découvrez l’ensemble du processus de certification, de la préparation jusqu’au maintien de votre certification après l’audit.
Qui peut obtenir la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi s’adresse aux prestataires réalisant des actions concourant au développement des compétences, notamment :
- les organismes de formation ;
- les centres de bilan de compétences ;
- les organismes proposant des actions de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) ;
- les centres de formation d’apprentis (CFA).
Si vous souhaitez bénéficier de financements publics ou mutualisés, la certification Qualiopi est aujourd’hui indispensable.
Les étapes pour obtenir la certification Qualiopi
L’obtention de la certification suit un processus relativement structuré. Bien préparée, cette démarche peut généralement être réalisée en quelques mois.
Étape 1 : Comprendre le Référentiel National Qualité (RNQ)
Avant toute chose, il est indispensable de se familiariser avec le Référentiel National Qualité (RNQ).
Celui-ci repose sur 7 critères et 32 indicateurs (33 à partir du 1er novembre 2026, voir ci-dessous ; selon le périmètre concerné), qui couvrent l’ensemble du fonctionnement de votre organisme :
- information du public ;
- conception des formations ;
- accompagnement des apprenants ;
- ressources pédagogiques ;
- compétences des équipes ;
- veille professionnelle ;
- amélioration continue.
L’objectif n’est pas simplement de produire des documents, mais de démontrer que ces exigences sont réellement appliquées au quotidien.
Réforme du référentiel : un 33e indicateur à partir du 1er novembre 2026
Le référentiel évolue. Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 porte le nombre d’indicateurs de 32 à 33 à compter du 1er novembre 2026. Les 7 critères restent identiques. Le nouvel indicateur 33 concerne les centres de formation d’apprentis (CFA) : il impose un dispositif d’évaluation des contenus et des enseignements par les apprentis, distinct des enquêtes de satisfaction, avec un partage des résultats auprès des équipes pédagogiques.
D’autres indicateurs sont également renforcés (information du public, formation à distance, sous-traitance, analyse des risques). Demandez à votre certificateur à partir de quelle date vos audits portent sur la version actualisée du référentiel, et consultez le guide de lecture pour identifier ce qui s’applique à votre périmètre.
Étape 2 : Réaliser un diagnostic de votre organisme
Une fois le référentiel étudié, il est conseillé d’effectuer un état des lieux.
Posez-vous notamment les questions suivantes :
- Mes procédures sont-elles documentées ?
- Les informations communiquées aux apprenants sont-elles complètes ?
- Les évaluations sont-elles formalisées ?
- Les réclamations sont-elles suivies ?
- Puis-je apporter une preuve pour chaque exigence du RNQ ?
Ce diagnostic permet d’identifier rapidement les points à améliorer avant l’audit.
Étape 3 : Préparer les documents requis
La certification Qualiopi repose largement sur la capacité de l’organisme à présenter des preuves.
Parmi les documents les plus fréquemment demandés figurent notamment :
- le règlement intérieur ;
- le programme de formation ;
- les conventions ou contrats de formation ;
- les convocations ;
- les feuilles d’émargement ;
- les évaluations avant, pendant et après la formation ;
- les questionnaires de satisfaction ;
- les attestations de fin de formation ;
- les procédures qualité ;
- les preuves de veille réglementaire et pédagogique ;
- les documents relatifs à la gestion des compétences des formateurs ;
- les actions d’amélioration continue.
Chaque organisme étant différent, les preuves attendues peuvent varier selon son activité et son périmètre de certification.
Étape 4 : Choisir un organisme certificateur
La certification Qualiopi ne peut être délivrée que par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC (ou autorisé par l’État).
Avant de faire votre choix, comparez notamment :
- les tarifs ;
- les délais disponibles ;
- l’expérience du certificateur ;
- les modalités de l’audit ;
- les éventuels frais complémentaires.
Demander plusieurs devis permet souvent de trouver une offre adaptée à votre structure. Pour en savoir plus sur les budgets à prévoir, consultez notre article combien coûte la certification Qualiopi en 2026.
Étape 5 : Planifier l’audit initial
Une fois votre certificateur choisi, une date d’audit est fixée.
Pour un petit organisme, l’audit dure généralement entre une demi-journée et deux jours.
Cette durée dépend notamment :
- du nombre de sites ;
- du chiffre d’affaires lié à la formation ;
- des catégories d’actions certifiées ;
- de la complexité de votre activité.
Comment se déroule l’audit Qualiopi ?
L’audit constitue l’étape décisive de la certification.
Contrairement à certaines idées reçues, il ne s’agit pas d’un examen théorique mais d’une vérification de vos pratiques.
L’auditeur va notamment :
- présenter le déroulement de la journée ;
- examiner vos documents ;
- vérifier vos procédures ;
- analyser plusieurs dossiers de formation ;
- poser des questions aux personnes concernées ;
- s’assurer que les preuves correspondent réellement aux pratiques de l’organisme.
L’objectif est de démontrer que votre système qualité fonctionne concrètement et qu’il respecte les exigences du RNQ.
Pour le détail de chaque étape, des preuves attendues et des non-conformités fréquentes, consultez notre guide : comment se déroule un audit Qualiopi ?
Que se passe-t-il après l’audit ?
À l’issue de l’audit, plusieurs situations sont possibles.
Aucune non-conformité
Si toutes les exigences sont satisfaites, la certification est délivrée.
Non-conformités mineures
L’organisme devra mettre en œuvre des actions correctives dans le délai prévu par le certificateur.
Non-conformités majeures
Dans ce cas, des preuves complémentaires devront être fournies avant que la certification puisse être accordée ou maintenue.
Après la certification : quelles sont les obligations ?
Obtenir la certification Qualiopi ne marque pas la fin de la démarche qualité. La certification s’inscrit dans un cycle de plusieurs années pendant lequel l’organisme doit continuer à respecter les exigences qui lui sont applicables et à faire vivre son système qualité.
Trois points sont particulièrement importants à anticiper après l’obtention de la certification.
1. Poursuivre sa démarche d’amélioration continue
La démarche qualité doit se poursuivre au quotidien. Il ne s’agit pas d’attendre le prochain audit pour remettre à jour ses documents, mais de continuer à observer son fonctionnement, identifier les points à améliorer et faire évoluer ses pratiques.
L’amélioration continue peut s’appuyer sur de nombreuses sources :
- les retours et appréciations des bénéficiaires : satisfaction, difficultés rencontrées, suggestions d’amélioration ;
- les réclamations et incidents : analyse de leur origine et mise en place d’actions correctives lorsque cela est nécessaire ;
- les retours des formateurs et intervenants : difficultés pédagogiques, organisationnelles ou administratives rencontrées sur le terrain ;
- les résultats des formations et des évaluations : taux de réussite, progression des bénéficiaires, abandons ou difficultés récurrentes ;
- la veille réglementaire, professionnelle et pédagogique : évolution de la réglementation, des pratiques professionnelles, des métiers ou des méthodes pédagogiques ;
- l’analyse des processus internes : une procédure trop complexe, une information transmise trop tard ou une tâche générant régulièrement des erreurs peut être l’occasion de revoir son organisation ;
- les évolutions de l’offre de formation : adaptation d’un programme, d’un support ou des modalités pédagogiques en fonction des besoins identifiés ;
- les résultats des audits précédents : prise en compte des éventuelles non-conformités, remarques ou points de vigilance ;
- les besoins des publics spécifiques : adaptation des modalités d’accueil, d’accompagnement ou de formation lorsque de nouveaux besoins sont identifiés.
L’important n’est pas seulement d’identifier ces éléments, mais de pouvoir démontrer ce que l’organisme en fait : analyse, décision, action mise en œuvre et, lorsque cela est pertinent, vérification de son efficacité.
Par exemple, si plusieurs bénéficiaires signalent une difficulté récurrente avec un support pédagogique, l’organisme peut analyser les retours, décider de revoir le support, mettre en œuvre cette évolution puis vérifier lors des sessions suivantes si l’amélioration répond effectivement au problème.
De la même manière, une veille réglementaire peut conduire à modifier une procédure, un changement dans les pratiques professionnelles peut amener à faire évoluer un programme de formation, ou une difficulté administrative récurrente peut conduire à simplifier un processus interne.
L’objectif n’est donc pas de produire toujours plus de documents pour répondre à Qualiopi, mais de faire de la démarche qualité un véritable outil d’amélioration du fonctionnement de l’organisme.
2. Se préparer à l’audit de surveillance
L’audit de surveillance intervient au cours du cycle de certification et permet de vérifier que l’organisme continue à respecter les exigences qui lui sont applicables et que la démarche qualité est effectivement mise en œuvre.
Il intervient généralement entre le 14e et le 22e mois suivant l’obtention de la certification.
L’organisme doit notamment être en mesure de présenter les éléments permettant de démontrer que son système qualité a été maintenu et qu’il a continué à évoluer depuis l’audit initial.
La préparation ne doit donc pas commencer quelques semaines avant l’audit : les preuves et actions d’amélioration doivent être suivies et conservées tout au long du cycle.
3. Anticiper l’audit de renouvellement
À l’issue du cycle de certification, un audit de renouvellement est nécessaire pour conserver la certification Qualiopi et débuter un nouveau cycle.
Cet audit doit être anticipé avant l’échéance du certificat. Les éléments recueillis tout au long du cycle — retours des bénéficiaires, réclamations, actions d’amélioration, veille, évolutions des pratiques, résultats des audits précédents, etc. — constituent alors une partie importante de l’historique de la démarche qualité.
Qualiopi ne doit donc pas être une démarche que l’on « ressort » avant chaque audit. Lorsqu’elle est intégrée au fonctionnement quotidien de l’organisme, elle permet non seulement de répondre aux exigences de certification, mais aussi de structurer les pratiques, de gagner en efficacité et d’améliorer progressivement la qualité des formations proposées.
Combien de temps faut-il pour obtenir Qualiopi ?
Le délai dépend principalement de votre niveau de préparation.
Pour un organisme déjà structuré, quelques semaines peuvent suffire.
En revanche, lorsqu’il faut créer l’ensemble des procédures qualité et constituer les preuves documentaires, plusieurs mois de préparation sont souvent nécessaires.
L’anticipation reste la meilleure façon d’aborder sereinement l’audit.
Besoin d’aide pour obtenir votre certification Qualiopi ?
La réussite d’une certification Qualiopi repose avant tout sur une préparation rigoureuse.
Chez AKARO, nous accompagnons les organismes de formation à chaque étape de leur projet : analyse de conformité, préparation des documents, mise en place des procédures qualité, organisation des preuves et préparation de l’audit.
Que vous prépariez votre premier audit ou un renouvellement, notre accompagnement personnalisé vous permet d’aborder la certification avec confiance et de sécuriser votre démarche.
Questions fréquentes
Peut-on obtenir Qualiopi sans accompagnement ?
Oui. L’accompagnement est facultatif, mais il peut vous faire gagner un temps précieux et réduire le risque de non-conformités.
Combien de temps dure la certification ?
La certification est valable trois ans, avec un audit de surveillance réalisé pendant cette période.
Peut-on perdre sa certification ?
Oui. Si les exigences du Référentiel National Qualité ne sont plus respectées ou si les non-conformités majeures ne sont pas corrigées, la certification peut être suspendue ou retirée.
Conclusion
Obtenir la certification Qualiopi demande une préparation méthodique, mais cette démarche constitue aujourd’hui un véritable levier de développement pour les organismes de formation.
En comprenant les exigences du Référentiel National Qualité, en préparant soigneusement vos documents et en anticipant votre audit, vous maximisez vos chances d’obtenir la certification dès le premier passage.
Au-delà de son caractère réglementaire, Qualiopi est également une opportunité d’améliorer durablement vos processus, de renforcer votre crédibilité et de développer votre activité.
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Dernière mise à jour : octobre 2026.